jueves, 26 de noviembre de 2009

CARACTERISTICAS Y FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

QUE HICE HOY? IDENTIFICAR LAS CARACTERISTICAS Y FUNCIONES DEL ASISTENTE Y QUE CONOCIMIENTOS DEBE TENER
¿ENTENDI LO QUE HICE? SI
¿QUE DUDAS ME QUEDARON? NINGUNA



Noviembre 19 de 2009

ASISTENTE ADMINISTRACTIVO

SENA COMPLEJO TECNOLOGICO MINERO AGRO EMPRESARIAL


INTEGRANTES:
BLANCA DEICY ZULUAGA DAZA
RUBY YANET ISAZA ARANGO
ISABEL CRISTINA DAZA ZULUAGA


ASISTENTE ADMINISTRACTIVO

Ante el reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos deberán realizar una serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende fronteras y los integra a una comunidad económica mucho más vasta.El siguiente esquema integra los aspectos clave que forman parte de la vida diaria de un asistente administrativo, los roles que deberá desempeñar y algunas de las labores administrativas que lo llevarán a participar de manera activa dentro de su grupo de trabajo.

FUNCIONES
Ø Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe.

Ø Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.


Ø Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.

Ø Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.


Ø Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático.

Ø Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran.

Ø Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña.


Ø Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.

Ø Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.

Ø Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentación que se genere.

Ø Se levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración del Presidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes.

Ø Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad.

Ø Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Ø Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

Ø Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.



Ø Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Ø Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

Ø Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

Ø Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.


Ø Realiza registro contable.

Ø Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

Ø Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

Ø Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorandos con los facturas de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja menor.

Ø Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

Ø Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.


Ø Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

Ø Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud y calcular los viáticos.


Ø Solicitar reposición de chequera ante la unidad responsable.


Ø Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.

Ø Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.

Ø Archivar y llevar el control de los documentos del área.

Ø Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

Ø Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.

Ø Transcribe y aceza información operando un microcomputador.

Ø Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Ø Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Ø Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.En general, cualquier otra tarea a fin a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio.Presentar cuentas una vez al año, así como el presupuesto, proponiendo formas de financiación.





CARACTERÍSTICAS

CONOCIMIENTOS EN:

Ø El manejo y métodos de oficina.

Ø Redacción, ortografía y sintaxis.

Ø Retención de Impuesto Sobre la Renta.

Ø Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.

Ø Principios y prácticas de contabilidad.

Ø La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.

Ø Los procesos administrativos del área de su competencia.

Ø Computación.

HABILIDAD PARA:


Ø Tratar en forma cortes al personal de la Institución y pública en general.

Ø Analizar declaraciones de impuestos.

Ø Comprender la información que va a procesar.

Ø Manejar los diferentes formatos de compras.

Ø Tener iniciativa.

Ø Expresarse claramente en forma oral y escrita.

Ø Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
DESTREZAS EN:

Ø El manejo de máquinas de escribir.

Ø El manejo de microcomputador.

Ø El manejo de calculadoras.

Ø Material de oficina.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO
Ø Entrenamiento en el sistema de su unidad.

Ø Contabilidad computarizada.

Ø Actualización en Impuesto Sobre la Renta.

Ø Ortografía y redacción.

Ø Relaciones humanas.

CUALIDADES INTELECTUALES.
Ø Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.

Ø Capitación y actualización profesional permanente.

Ø Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.

Ø Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores.

Ø Ser receptivo.

Ø Comunicarse con efectividad.

Ø Tener tacto para manejar ciertos conflictos.

Ø Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.Iniciativa.
Ø Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades.

Ø Sentido común.

Ø Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones.

Ø Utilización adecuada del lenguaje.CUALIDADES MORALES

Ø Responsabilidad

Ø Empatía

Ø Tacto

Ø Entusiasmo

Ø Veracidad

Ø Honradez

Ø Cooperación

Ø Flexibilidad

Ø Discreción

Ø Respeto

Ø Efectividad

Ø Paciencia

Ø Sinceridad

Ø Tolerancia

Ø Solidaridad

Ø Gratitud

CUALIDADES SOCIALES

Ø Ser práctico y realista.

Ø Mostrar interés por trabajo

Ø Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial moderno es obsoleto

Ø Actitud positiva.

Ø Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.

Ø Simpatía y cortesía en el trato con las personas.

Ø Estabilidad emocional.

Ø Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten.

Ø Sentido del humor.

Ø Tolerancia.

Ø Justicia.

Ø Seguridad en sí mismo.

Ø El orden en todas las cosas.

Ø Excelente comportamiento y relaciones interpersonales.

Ø Autodominio permanente.

CUALIDADES FÍSICAS
Excelente presentación personal esta refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el puesto y la edad, sino también por el estado de salud, la complexión física antes era por estética hoy en la actualidad es importante en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su salud que pueden provocar enfermedades cardiovasculares o crónicas degenerativas.
¿QUE ESPERA DE TI TU JEFE?Los directivos comúnmente sugieren apegarse los valores que marca el bienestar de la sociedad, el desempeñarse con eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan de acuerdo con las políticas de la empresa.El conducirse con probidad y honradez en el desempeño de su trabajo, en no incurrir en actos de violencia, amagos, injurias o malos tratamientos en contra de otros compañeros y demás personas que acudan al servicio como clientes y proveedores etc. Acatar las medidas preventivas adoptadas por la empresa para evitar riesgos de trabajo y prestar auxilios en cualquier tiempo que necesite por causas de siniestros, riesgo inminente o peligro para personas o intereses de la empresa.Es importante que se presente con puntualidad al desempeño de su trabajo y proceder en el desarrollo del mismo con el cuidado, precaución y sentido de responsabilidad necesaria para no causar daños y perjurios a personas o bienes a la empresa. Es caso contrario deberá cubrir los desperfectos que se ocasiones a los útiles y demás implementos de trabajo y el reemplazo de los mismos en el caso de pérdida, si estos debe por descuido, negligencia o mala fe,Obedecer las órdenes o instrucciones de sus superiores relacionadas con sus labores, el no revelar o dará conocer asuntos de carácter privado o confidencial de la empresa, además de cumplir estrictamente las normas y políticas de la empresa.

25 comentarios:

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  2. Me parece muy centrado toda la informació.

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  3. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  4. Muy bueno!! me dió mejor visión de lo que debo de hacer. gracias!!

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  5. Muy bueno!! me dió mejor visión de lo que debo de hacer. gracias!!

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  6. Interesante y sencillo de entender, muy bueno

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  7. Una pregunta, un asistente administrativo ¿es lo mismo a un asistente económico?

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    1. no, va mas enfocado al área financiera. pero hay funciones que puedes aplicar del administrativo, que te ayudaran a desempeñarte mas eficazmente

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  8. Una pregunta, un asistente administrativo ¿es lo mismo a un asistente económico?

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  9. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  10. Excelente información.
    Ahora tengo mas claras las actividades y destrezas que se deben tener en cuenta para ser mas eficiente en el ámbito laboral.
    Mil gracias.

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  11. Buenas tardes,

    Os escribimos desde Grupo Aranda Formación, un grupo de escuelas especializadas en formación. Si queréis dedicaros desde un punto de vista profesional al mundo de la Administración, podéis conocer a través de nuestra Clase Abierta Gratuita en Madrid nuestro Curso de Auxiliar Administrativo. Curso presencial con prácticas aseguradas.

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  12. Muy buena la informacion, me ha sido de mucha utilidad. Gracias

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  13. Es muy completo, es justo lo que esperaba encontrar, ahora puedo orientarme mucho mejor a lo que estudiare próximamente.
    Gracias :D

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  14. gracias por la información..... se como orientar en mi labor diaria

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  15. wow, perfecto. Muchas gracias por la información.
    https://vietnamoriginal.es/viajes-a-vietnam

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  16. buenos días muy la información con lo respetoUNCIONES
    Ø Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe.

    Ø Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.


    Ø Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.

    Ø Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.


    Ø Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático.

    Ø Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran.

    Ø Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña.


    Ø Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.
    no se como explicarte sobre estas funciones pero me van hacer unas entrevista laboral y estoy nerviosa y nose con que me puedas salir sicun una prueba psicotecnia o pregunta

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  17. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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